REQUISITOS PARA QUE UN GASTO SEA DEDUCIBLE
Los criterios que Hacienda establece para considerar que un desembolso económico puede ser considerado como gasto deducible son:
Deben ser gastos vinculados a la actividad económica realizada por el autónomo, o como dice Hacienda, que estén “afectos a la misma”.
Deben encontrarse convenientemente justificados mediante las correspondientes facturas. En ocasiones pueden valer tickets o recibos.
Deben estar registrados contablemente por el autónomo en sus correspondientes libros de gastos e inversiones.
De estos tres criterios el más peculiar es el primero, ya que para determinadas partidas de gasto el autónomo deberá demostrar que corresponden a su actividad profesional y no a su vida privada. Esto ocurre por ejemplo con la vivienda propia si allí se desarrolla la actividad, siendo necesario determinar el porcentaje del gasto que se puede afectar a la actividad y el que no.
Ten en cuenta que todo gasto relacionado con tu actividad es deducible, aunque deberás justificarlo, por lo que conviene documentarlos y llevar el libro de gastos explicando el detalle de cada factura para que en el caso de tener una inspección puedas defenderte adecuadamente. Y no conviene que abuses inflando tus gastos porque en caso de que te inspeccionen no podrás defenderlo y será peor.
En cuanto al segundo requisito, es el que está detrás de esa sana costumbre de los autónomos de pedir factura de todo.
RELACIÓN DE GASTOS DEDUCIBLES EN EL IRPF
A continuación relacionamos los gastos más habituales que debe considerar el autónomo, siguiendo la relación establecida por Hacienda:
Consumos de explotación: compras de mercaderías, materias primas y auxiliares, combustibles, elementos y conjuntos incorporables, envases, embalajes y material de oficina. El consumo del ejercicio se calcula de acuerdo a la siguiente fórmula: Consumos = existencias iniciales + compras - existencias finales.
Sueldos y salarios: pagos a los trabajadores en concepto de sueldos, pagas extraordinarias, dietas y asignaciones para gastos de viajes, retribuciones en especie, premios e indemnizaciones.
Seguridad social a cargo de la empresa: cotizaciones derivadas de la contratación de trabajadores más las correspondientes al empresario autónomo. Por lo que se refiere a las aportaciones a mutualidades de previsión social, sólo serán deducibles las de los profesionales autónomos no integrados en el régimen especial de trabajadores autónomos que tengan la alternativa legal de cotizar a una mutua , con un máximo de 4.500 euros anuales.
Otros gastos de personal: incluye gastos de formación, indemnizaciones por rescisión de contrato, seguros de accidentes del personal, obsequios (ej- cestas de navidad) y contribuciones a planes de pensiones o a planes de previsión social empresarial.
Arrendamientos y cánones: alquileres, cánones, asistencia técnica, cuotas de arrendamiento financiero (leasing) que no tenga por objeto terrenos, solares u otros activos no amortizables.
Reparaciones y conservación: gastos de mantenimiento, repuestos y adaptación de bienes materiales. No se incluyen los que supongan una ampliación o mejora, ya que se consideran inversiones amortizables en varios años.
Servicios de profesionales independientes: honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios así como las comisiones de agentes comerciales o mediadores independientes.
Otros servicios exteriores: gastos en investigación y desarrollo, transportes, primas de seguros, servicios bancarios, publicidad, relaciones públicas, suministros de electricidad, agua y telefonía y otros gastos de oficina no incluidos en los conceptos anteriores.
Tributos fiscalmente deducibles: el impuesto de bienes inmuebles (IBI), el impuesto de actividades económicas (IAE) y otros tributos y recargos no estatales y tasas, recargos y contribuciones estatales. No serán deducibles ni las sanciones ni los recargos de apremio o por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
IVA soportado: sólo será deducible cuando no sea desgravable a través de la declaración de IVA, es decir, que no presenten declaraciones trimestrales de IVA y por tanto no tengan derecho a deducirse las cuotas soportadas. Lo que ocurre en actividades exentas de IVA (ej. medicina) y en actividades acogidas a algunos regímenes especiales (régimen especial de recargo de equivalencia y régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca).
Gastos financieros: intereses de préstamos y créditos, gastos de descuento de efectos, recargos por aplazamiento de pago de deudas, intereses de demora de aplazamientos de los pagos a Hacienda. No se incluirán los que se deriven de la utilización de capital propio.
Amortizaciones: importe del deterioro o depreciación de las inversiones contempladas como inmovilizado material o intangible afecto a la actividad. Su cálculo se realizará conforme a lo estipulado en el impuesto de sociedades. En estimación directa normal puede revestir mayor complejidad al existir supuestos de libertad de amortización.
En estimación directa simplificada, las amortizaciones se calcularán linealmente de acuerdo con la tabla de amortizaciones simplificada.
GRUPO
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DESCRIPCIÓN
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COEFICIENTE MÁXIMO
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PERIODO MÁXIMO (AÑOS)
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1
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Edificios y Otras construcciones
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3 %
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68
|
2
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Instalaciones, mobiliario, enseres y resto del inmovilizado material
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10 %
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20
|
3
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Maquinaria
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12 %
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18
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4
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Elementos de transporte
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16 %
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14
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5
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Equipos para tratamiento de la información y sistemas y programas informáticos
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26 %
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10
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6
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Útiles y herramientas
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30 %
|
8
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7
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Ganado vacuno, porcino, ovino y caprino
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16 %
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14
|
8
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Ganado equino y frutales no cítricos
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8 %
|
25
|
9
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Frutales cítricos y viñedos
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4 %
|
50
|
10
|
Olivar
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2 %
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100
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Serán aplicables los beneficios fiscales (amortización acelerada) para empresas de reducida dimensión del impuesto de sociedades.
Pérdidas por deterioro del valor de los elementos patrimoniales: deterioro de los créditos derivados por insolvencias de deudores (sólo si no están respaldados por avales, seguros, etc.); deterioro de fondos editoriales, fonográficos y audiovisuales, y deterioro del inmovilizado intangible, con un máximo del 20% de fondos de comercio que hayan sido adquiridos.
Otros gastos deducibles: adquisición de libros, suscripción a revistas profesionales, gastos de asistencia a eventos relacionados con la actividad (cursos, congresos, conferencias), cuotas de asociaciones empresariales, corporaciones y cámaras así como las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el autónomo para él, su cónyuge o hijos menores de 25 que convivan en el domicilio familiar, con un máximo de 500 euros por persona.
Provisiones deducibles y gastos de difícil justificación en estimación directa simplificada se deducirá con carácter general un 5% del importe del rendimiento neto previo.
Provisiones fiscalmente deducibles: sólo los autónomos que tributen en estimación directa normal podrán desgravar las facturas no cobradas o los gastos asociados a las devoluciones de ventas, así como
GASTOS DEDUCIBLES “ESPECIALES”: LOCAL, VEHÍCULO, VIAJES, VESTUARIO
Hay una serie de partidas de gasto muy habituales entre los autónomos que presentan algunas peculiaridades y siempre generan dudas, debido sobre todo al grado de “afectación a la actividad” comúnmente aceptado.
Local u oficina específico para la actividad: no presentan problemas, deberás notificar a hacienda los datos de local en el momento de darte de alta cumplimentando el correspondiente modelo 036 o 037, o presentar una modificación de datos de dichos impresos en el momento de trasladarte a un nuevo local u oficina. Podrás desgravarte todos los gastos asociados a ese local: alquiler, reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, gastos asociados a la hipoteca o el seguro. También podrás amortizar la inversión realizada si lo hubieses comprado.
Local u oficina en una vivienda: al igual que en el caso anterior debes notificárselo a Hacienda, indicando el porcentaje del domicilio dedicado a la actividad. Lo normal es que sea una habitación o máximo dos, por lo que se afectará entre un 15% y un 50% como máximo si no se quiere tener problemas. Los gastos asociados a la vivienda podrán desgravarse en ese mismo porcentaje. Aunque para poder desgravarse el alquiler hay un requisito adicional y es que el propietario nos haga un contrato con IVA por el total de la vivienda o al menos uno separado por el alquiler del % afectado. Esto se debe a que el alquiler de locales para negocios está gravado con IVA.
Vehículo particular y gastos asociados (mantenimiento, gasolina, seguro …): a efectos del IRPF sólo se admiten íntegramente como gastos en el caso de aquellos autónomos que se dediquen a actividades de transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales, lo que incluye a taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes. El resto de autónomos no podrán deducirse estos gastos por el IRPF y sólo hasta un 50% en el caso del IVA. Adquirir el coche en renting si te permite desgravarte el 100% de las cuotas, por lo que es una opción cada vez más extendida, aunque conlleva ciertas obligaciones.
Gastos de viajes y representación: podrás desgravarte tanto los gastos de desplazamiento en transporte público (avión y tren, pero también taxis) como los de estancia en hoteles y gastos de manutención (comidas, cenas). Aunque siempre deberá acreditarse el carácter profesional por lo que la realización de este tipo de gastos en fin de semana es difícil que sea aceptada por Hacienda. Por otra parte, el gasto en comidas de trabajo es uno de los más controvertidos, conviene que lo limites a la lógica de tu actividad y anotes siempre con quién tuviste la comida.
Gastos de vestuario: sólo se admite el gasto en vestuario profesional como uniformes u otras prendas con el anagrama del negocio. El caso de los artistas admite una interpretación más flexible.
GASTOS FISCALMENTE NO DEDUCIBLES
Las siguientes partidas de gasto no tendrán la consideración de gastos deducibles
Multas y sanciones, incluidos recargos por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
Donativos y liberalidades.
Pérdidas del juego.
Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales.
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